Collectivités : comment simplifier le traitement de vos courriers et accélérer les réponses aux usagers ?

Courriers papier, emails, demandes via les portails usagers… Dans les collectivités territoriales, les sollicitations arrivent par de multiples canaux et mobilisent souvent plusieurs services avant qu'une réponse puisse être apportée.

Résultat ? Des circuits de traitement parfois complexes, des délais de réponse qui s'allongent, un manque de visibilité sur l'avancement des demandes et des difficultés à harmoniser les réponses.

Comment fluidifier le traitement de vos courriers, faciliter la collaboration entre services et répondre plus efficacement aux usagers ?

C'est pour répondre à ces enjeux que Maarch Courrier, solution open source de Gestion Électronique de Correspondances (GEC), permet de centraliser les courriers entrants, de structurer leur traitement et de faciliter leur circulation entre les services, de la réception jusqu’à l’envoi de réponse. Place à la démonstration !

De l'indexation d'un courrier entrant à la rédaction de sa réponse, en passant par les circuits de validation et de signature, les experts d'Atol CD vous montreront comment mettre en œuvre un processus de traitement fluide, structuré et adapté aux réalités des collectivités : 

✔️ Centraliser et gérer l’ensemble des flux de courriers entrants, quel que soit leur canal de réception : papier, e-mail ou portail (usagers et institutionnels)

✔️ Enregistrer et indexer les courriers pour faciliter leur traitement et leur suivi

✔️ Accélérer la préparation des réponses grâce à des modèles de courriers et à l'assistance de l'IA

✔️ Fluidifier les circuits de visa et de signature entre les services

✔️ Assurer la traçabilité des échanges, de la réception du courrier jusqu'à la clôture de son traitement

Au programme

• 5 min – Les enjeux de la gestion des courriers dans les collectivités : multiplicité des canaux de réception, collaboration entre services, homogénéité des réponses et maîtrise des délais de traitement.
• 20 min – Démonstration de Maarch Courrier : suivez le parcours d'un courrier usager, de son enregistrement et de son indexation à la création d'une réponse (modèle et assistance IA), son passage dans le circuit de visa/signature et sa clôture.
• 5 min – L'accompagnement Atol CD : notre expertise dans l'intégration de Maarch Courrier et l'adaptation aux processus des collectivités.
• 10 min – Questions-réponses

À qui s'adresse ce Live Talk ?

• Collectivités territoriales : communes, intercommunalités, Départements, Régions
• Directions générales des services (DGS)
• Responsables des services courrier et des services administratifs
• Directions des systèmes d'information (DSI)
• Chefs de projet dématérialisation et transformation numérique